Cómo generar tu primer nómina

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El siguiente manual indica los pasos que tiene que seguir para la generación de sus recibos de nómina. Nota: se utilizará un folio por cada empleado/colaborador que le genere su recibo de nómina.

1.0   Los primeros pasos    

  •            CURP (solo aplica para personas Físicas)

o   En el apartado de Configuración> información de la empresa, para agregar el CURP.

  •            Configurar Registro Patronal

o   En el menú de arriba seleccionamos Recibos de Nómina  y se despliega unas opciones, seleccionamos Registros Patronales en donde tenemos que dar de alta los registros Patronales y el nivel de Riesgo y le damos clic en Guardar. 

  •          Configurar Serie

o   La serie nos sirve para poder configurar e identificar el tipo de comprobante, para ello seleccionamos Configuración y seleccionamos Series, tecleamos alguna  letra Ejemplo. RN, indicamos el tipo de comprobante y el folio con el cual queremos empezar y le damos clic en Añadir. 

  •          Configurar lugar de Expedición 

o   Seleccionamos dentro del menú de la parte superior la opción de Configuración, y seleccionamos Lugares de Emisión, para poder dar de alta uno le damos clic en Añadir y agregamos los campos que nos pide, tomando en cuenta que el campo de  “Lugar” es solo una etiqueta para poder identificar el lugar donde se está expidiendo. 

El primer paso es explorar e identificar los iconos u opciones que tienes de acceso a tus nóminas, en el panel inicio tenemos: 

De lado derecho muestra en un recuadro el orden y los primeros pasos de configuración que son:

1)      Agregar nómina (configuración de nómina)

2)      Agregar puestos  (Configurar puestos)

3)      Agregar empleados (Capturar datos de empleados, configuración)

 

2.0   Agregar Nómina

  • El primer paso que tenemos que hacer es darle un clic en “Configurar Nómina”  o en “Agregar Nómina” donde se visualizan las nóminas que tienen configuradas, la nómina es un campo que se tiene que configurar para poder identificar cada área o departamento que tenga dentro de su empresa. Para agregar una nómina, tenemos que darle clic en “Agregar nueva nómina”:  

Agregar_concepto.jpg

  • Posteriormente podremos visualizar la siguiente pantalla, y será necesario rellenar todos los campos, estos campos van enfocados a la nómina es decir, nombre de la nómina, periodicidad, fecha de inicio, etc.

  • Daremos un clic en “GUARDAR” y nos enviara un mensaje:    

  • Posteriormente podremos visualizar que la nómina quedo guardada y aparece en la lista, lo que nos indica que está disponible para utilizarse. 

 

3.0   Agregar Puestos

La importancia de este campo radica en que el tener configurado un puesto nos hará más sencillo y rápido el poder configurar los datos de un empleado, es decir, supongamos que tenemos 20 empleados de los cuales 5 son “Agentes de ventas” y tienen las mismas percepciones y deducciones, así que al momento de configurar puestos crearemos un puesto con el nombre “Asesor de Ventas” configuraremos sus percepciones y deducciones y cada vez que agreguemos un empleado que entre en esta categoría de puesto se le asignarán las características del puesto seleccionado.  

Una vez que terminamos la configuración de la nómina tenemos 2 opciones para ingresar a la configuración de puestos, la primera es desde el listado de nóminas que acabamos de realizar dando clic en la parte superior al icono “Puestos” o bien, dando clic en el menú Inicio y entrar desde nuestro acceso principal. 

 

  • Después de dar clic en “Puestos” se desplegara la siguiente pantalla, y daremos clic en “Agregar Nuevo  Puesto”, como se muestra en la imagen: 

puesto.jpg

  • Ya realizado esto podremos visualizar un formulario del puesto, donde solicitará: Clave del puesto, Nombre del puesto, Salario Diario Base y Salario Diario Integrado. 

  • Una vez que estos campos han sido llenados, en la parte inferior podemos visualizar el apartado de Percepciones y Deducciones, en cada uno de estos campos tendremos que agregar todas y cada una de ellas.      
  • Será necesario seleccionar una opción de acuerdo a las Percepciones que se le quieran configurar  a este puesto, entre ellos encontraremos salario, subsidio al empleo, horas extras, prestamos, retención ISR, retención IMSS, etc. 

  • percepcion.jpg
  • Una vez seleccionado se podrá visualizar como se va desglosando el no., la clave y la descripción, sin embargo tendremos que dar clic en el lápiz color naranja para editar esta descripción e indicaremos las cantidades en “Gravado y Exento”, una vez tecleada la información proseguiremos a dar clic en el pequeño disco que es Guardar. 

  • Una vez realizados los cambios daremos clic en “Guardar” y nuestro “Puesto” quedara guardado. 

4.0   Agregar  empleados (configuración)

Una vez que configuramos y creamos nuevos puestos será necesario que agreguemos los datos de nuestros empleados para crear  los perfiles de los mismos. Daremos un clic en “Agregar nuevo Empleado”.  

empleado..jpg

  • Nos aparece una nueva pantalla con un formulario a llenar donde colocaremos los datos del empleado como nombre, numero de empleado, RFC, etc., todos los campos marcados en rojo son obligatorios.

  • Así mismo seleccionaremos el Puesto con el cual daremos de alta al empleado y éste adoptará las características del Puesto previamente configurado.  Aparecerán las percepciones y deducciones que configuramos en el puesto, posteriormente será necesario escoger la Nómina al que pertenece este empleado. 

  • Una vez que terminamos de llenar todos los campos será necesario dar clic en guardar donde si toda la información introducida es correcta.

  • Una vez que hemos realizado esto estamos listos para realizar la nómina. Y podremos irnos a nuestro acceso a “Generar Nómina”.

5.0   Generar Nómina

Ingresaremos al apartado de Generar Nómina una vez que todo lo anterior este configurada y/o agregado, tenemos que seleccionarla en “Escoger Nómina”.

  • Al seleccionar la Nómina cargada en automático los campos días trabajados y periodo quedarán cargados, así mismo se desplegara la lista con los empleados inscritos a esta Nómina, se podrá visualizar una suma de percepciones, deducciones y el total a pagar por empleado y por la suma de esos empleados registrados.
  • Se deberá seleccionar: El Tipo de nomina que va a emitir (Ordinaria o Extraordinaria), el régimen fiscal (de la empresa o persona física para emitir las nóminas) y la serie.

  • En el apartado “Opciones”  (lupa) se utilizará para visualizar los detalles del salario del empleado y en el caso del apartado de “Editar” (lápiz) donde tendremos la opción de editar y realizar cambios en percepciones y deducciones.  

  • En caso de querer dejar pendiente la nómina sin generarla al momento podemos dar un clic en “Guardar” donde los datos que hasta ahora tenemos se quedarán en el mismo estado.

  • Si estamos seguros que los datos están correctos, tendremos que dar clic en “Generar Nómina”, el sistema por cuestiones de seguridad pedirá ingresar la contraseña del portal que será necesaria para poder generar la Nómina. 

  • Una vez realizado esto podremos visualizar, las nóminas generadas, tenemos la opción de descargar todo los PDF y los XML, y también abrir cada uno de ellos o enviarlo por correo  electrónico. 

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